Schreddern Sie Ihre Ordner und Dokumente
Hier kommt die digitale, platzsparende und gesetzeskonforme Aufbewahrungsart für Ihre Geschäftsunterlagen
Mit OSS ECM machen Sie es sich, Ihren Mitarbeitern, Ihrem Steuerberater und sogar einem Betriebsprüfer einfach, da Sie Ihre Dokumente GoBD-konform und revisionssicher digital archivieren.
Automatisierte Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
GoBD-konforme und revisionssichere Archivierung
Bequeme und blitzschnelle Dokumentensuche
Eine häufig unterschätzte Anforderung:
die rechtliche Aufbewahrungspflicht
DIE AKTUELLE REALITÄT
Jeder Geschäftsvorfall in der Buchhaltung ist akribisch zu erfassen.
Unabhängig davon, ob Sie nach § 238 HGB buchungspflichtig sind oder ob einer Einnahme-Überschuss-Rechung (EÜR) ausreicht, sind Sie verpflichtet, jeden Geschäftsvorfall akribisch in Ihrer Buchhaltung zu erfassen. Zudem ist gesetzlich festgesetzt, geschäftliche Unterlagen 6 bis 10 Jahre aufbewahren zu müssen. Hierzu gehören:
  • Belege
  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Eingangs und Ausgangsrechnungen
  • Emails
  • Handelsbriefe
  • Inventur
  • Jahresabschluss
  • Lohnbuchungen
  • ...
Was dir drohen kann
Eine rechts- und revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente ist zwingend notwendig und wird im Fall einer Betriebsprüfung kontrolliert.
Wer die Erfüllung dieser Pflicht dann nicht nachweisen kann, riskiert ein Verfahren wegen Verletzung der Aufbewahrungspflichten. Die Folgen können sein:
  • eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen gemäß § 162 Abgabenordnung
  • ein möglicher Tatbestand der Steuergefährdung oder Steuerhinterziehung
  • eine hohe Geld- oder Freiheitsstrafe
OSS ECM ist eine einfache und sichere Möglichkeit, der rechtlichen Aufbewahrungspflicht nachzukommen
OSS ECM steht für Object Store System und ist ein sogenanntes Enterprise-Content-Management-System zur digitalen, rechtssicheren und GoBD-konformen Dokumentenarchivierung. 

 Vorhandene Dokumente können mit dem Scanner digitalisiert und archiviert werden.
OSS ECM ARCHIV
BROWSERBASIERT • VOLLTEXT‒INDEX • REVISIONSSICHER
Die Hauptanwendung. Manuelle Erstellung, Anzeige und Recherche zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen von Unterlagen in elektronischer Form sowie deren Datenzugriff nach GoBD. Alle Relevanten Funktionen zur Revisionssicheren Aufbewahrung sind vorhanden.
OSSECMFolderService
SCAN‒TO‒NETWORK • AUTOARCHIV • AUTONOMIE
Worker-Dienst zur Dateiarchivierung in spezifischen Ordern unter Windows. Läuft auf allen .Net-fähigen Systemen. Kopieren Sie die Dateien einfach in einen Ordner, der automatisch archiviert wird – perfekt geeignet für die Funktion „Scan-to-Network-Folder“ von Multifunktionsgeräten.
OSSECMOutLook
MICROSOFT 365 APP • OUTLOOK • ADD‒ON
MS-Outlook-Add-In. Kann im Windowssystem eingesetzt werden, um in Outlook PDFs, Word- und Excelanhänge revisionssicher zu archivieren.
OSSECMIndexService
VOLLTEXT‒INDEX • VERSCHLAGWORTUNG • FASTSEARCH
Worker-Dienst zur Verschlagwortung von OSS-ECM-Dokumenten. Wird benötigt, um Texte in PDF-Dateien (inkl. eingebetteter Images), TIFF-Images, Worddokumenten (.docx) und Exceldokumenten (.xlsx) zu erkennen und dem System für die Volltextsuche zur Verfügung zu stellen. Wird über den OSSECMIndexClient gesteuert.
OSSECMScanService
SCAN APP • SCAN‒TO‒ARCHIV • MICROSOFT APP
Dienst und APP zum Einscannen von Dokumenten am lokalen Arbeitsplatz. Wird benötigt, um einen Arbeitsplatzscanner, der das TWAIN-Protokoll unterstützt, an das OSS-ECM-Archiv anzubinden.
OSSECMMailArchiveService
AUTOARCHIV • MAIL ARCHIV • WORRY FREE ARCHIVING
Worker-Dienst zur Abfrage von E-Mails innerhalb einer Shared-Mailbox. Mit diesem Dienst werden Shared-Mailboxen in Office365 oder im lokalen Exchange auf neue E-Mails abgefragt. Existiert ein relevanter Eintrag (anhand des Subjects oder einer Bodyzeile) wird diese automatisch archiviert. Hiermit wird es sehr leicht, aus fremden Systemen eine E-Mail mit PDF-Anhang zu senden, um diese automatisch revisionssicher zu archivieren.
Maßgeschneiderte Anwendungsfälle für Deutschlands führende Unternehmen
Jedes Unternehmen arbeitet anders. Deshalb bietet OSS ECM flexible Lösungen, die sich individuell an deine Prozesse und Anforderungen anpassen.
BETRIEBSPRÜFUNG
Ein Horrorszenario für viele Unternehmen
Montagmorgen, 9 Uhr: Die Betriebsprüfung beginnt. Während viele Unternehmen jetzt hektisch nach Rechnungen, Verträgen und Belegen suchen, genügt in OSS ECM ein Klick. Sämtliche angeforderten Dokumente sind vollständig archiviert, sofort auffindbar und können dem Prüfer direkt bereitgestellt werden. So wird aus einer stressigen Situation ein routinierter Prozess.
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Reduzierung des täglichen Stresslevels
DOKUMENTENSUCHE
Modernste Suchtechnologie für maximale Produktivität.
Ein Kunde ruft an und benötigt kurzfristig einen Vertrag aus dem Jahr 2019. Früher begann jetzt die Suche durch Ordner, Netzlaufwerke und E-Mail-Postfächer, oft mit ungewissem Ergebnis. Mit OSS ECM genügt die Eingabe eines Begriffs, einer Rechnungsnummer oder eines Kundennamens. Dank OCR- und Volltexterkennung wird das gesuchte Dokument innerhalb weniger Sekunden gefunden – selbst wenn der Suchbegriff nur im Inhalt des Dokuments vorkommt. Was früher Stunden dauerte, ist heute in wenigen Augenblicken erledigt.
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Steigerung der Effizienz beim Suchen
STEUERBERATER
Ordnerversand war gestern
Monatsende. Der Steuerberater benötigt kurzfristig Eingangsrechnungen, Belege und Verträge für den Jahresabschluss. Früher wurden ganze Aktenordner zusammengestellt und per Post verschickt oder Dokumente mühsam per E-Mail versendet. Mit OSS ECM gehören diese zeitaufwendigen Prozesse der Vergangenheit an. Alle freigegebenen Unterlagen stehen digital, zentral und sicher bereit und können mit wenigen Klicks dem Steuerberater zur Verfügung gestellt werden. Das spart Zeit, reduziert Kosten und erleichtert die Zusammenarbeit nachhaltig.
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verbesserte Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern
In 3 Schrittren zur digitalen Archivierung
Wir stehen Ihnen bei der Integration als Ansprechpartner zur Seite.
I
Dokumente einscannen
II
Dokumente im OSS-ECM-Archiv ablegen
III
Dokumente bei Bedarf bltzschnell wiederfinden
Entfesseln Sie das Tempo der Technologie
Verwandeln Sie verstreute Daten und Prozesse in eine sichere, skalierbare Infrastruktur, die mit Ihrem Team wächst.
Kinderleichte Bedienung
Bei der Verwendung von OSS ECM ist keine besondere Einarbeitung notwendig. Die Bedienung ist intuitiv und einfach.
Blitzschnelle Suche
Sie finden Ihre Dokumente innerhalb von Sekunden – bei der Suche berücksichtigt OSS ECM sogar handschriftliche Notizen.
Branchenführer vertrauen uns
"Endlich finden wir unsere Dokumente wieder nach dem Einführen von OSS. Und mit dem Scan-Service hatten wir nicht einmal Arbeit damit, unsere alten Dokumente einzuscannen."
Thorsten Engels
Geschäftsführer der Fantora UG
"OSS ist super einfach in der Bedienung und erleichtert die Kommunikation zwischen dem Kunden und uns als Steuerbüro enorm.“
Kurt Berscheidt
Steuerbevollmächtigter
"Wir finden Pläne und Belege in Sekunden, geben Rechnungen schneller frei und nutzen Skonto häufiger, das merkt man direkt im Cashflow."
Christoph Müller
Geschäftührer Kisselbau GmbH
SICHERHEIT
Automatisierung und Compliance
Wir reduzieren Akzeptanzrisiken, indem wir Infrastruktur auf ISO-zertifizierten, transparenten und auditierbaren Standards aufbauen. Ihre Daten bleiben in deutschen Rechenzentren mit den höchsten Zertifizierungen.
Daten die dir gehören
Informationssicherheit nach international anerkanntem Standard.
Lokale Datenhoheit
Daten und Modelle auf zertifizierten Servern in Köln - DSGVO konform
Hochverfügbarkeit
Redundante Systeme für maximale Betriebs- und Datensicherheit
Cybersecurity
Cybersecurity auf höchstem Niveau für dein Unternehmen.
Wir freuens uns dich kennenzulernen
PERSONALISIERTE DEMO BUCHEN
Entdecken Sie, wie unsere Plattform Ihnen helfen kann Ihr Dokumentenchaos in den Griff zu bekommen
Reservieren Sie jetzt Ihren Platz für eine maßgeschneiderte Führung, bei der wir Ihre Ziele analysieren, bewährte Strategien zur Steigerung von Leads und Einnahmen vorstellen und alle Ihre Fragen live beantworten, keine generischen Präsentationen, sondern umsetzbare Erkenntnisse, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind.
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Häufige Fragen und Antworten
Hier sind einige der am häufigsten gestellten Fragen von deutschen Unternehmen zum Thema GoBD-konformes archivieren
Was bedeutet GoBD-konforme Archivierung?
Welche Dokumente müssen GoBD-konform archiviert werden?
Kann ich bereits vorhandene Dokumente nachträglich archivieren?
Ist eine E-Mail-Archivierung ebenfalls GoBD-konform möglich?
Wie schnell finde ich archivierte Dokumente wieder?
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